✉️ Outlook Copilot으로 이메일 자동 작성 & 정리하는 방법

“답장 쓰는 데만 하루가 지나가요…”

바쁜 업무 속에서 이메일은 여전히 가장 많이 쓰는 커뮤니케이션 도구입니다.
하지만 회의, 보고, 작업까지 병행하다 보면 메일을 쓰고 정리할 시간조차 부족하죠.

바로 이럴 때 등장한 것이 Outlook Copilot입니다.
이메일을 대신 써주고, 받은 편지함을 자동으로 정리해주고,
심지어 메일 내용을 요약하고 회신할 포인트까지 뽑아주는 AI 도우미죠.

이번 글에서는 Outlook Copilot이 어떤 방식으로
이메일 생산성을 극대화해주는지, 그리고 실제 업무에 적용하는 방법을 소개할게요.

Outlook Copilot이란?

Outlook Copilot은 Microsoft 365의 Outlook 앱에 통합된 AI 기능으로,
GPT-4 기반 생성형 AI 기술을 활용해 이메일 작성, 응답, 요약, 정리 등을 자동화합니다.

주요 기능

기능	설명
이메일 자동 작성	키워드만 주면 초안 생성, 말투/톤도 조절 가능
회신 추천	받은 메일 내용을 요약하고 자동 회신 문안 제안
요약 보기	긴 이메일을 TL;DR 형식으로 정리
받은편지함 정리	우선순위 분류 및 아카이브 추천
일정/문서 연동	메일에서 언급된 일정/파일을 자동 연결

 

✍️ 이메일 자동 작성 기능

예시 프롬프트

Write a professional reply to thank the client for their feedback and confirm our next meeting on March 28th at 2PM.

 

생성 예시

Dear [Client Name],

 

Thank you for your valuable feedback. I appreciate your insights and look forward to our continued collaboration.

 

I’d like to confirm our next meeting scheduled for March 28th at 2PM.

 

Best regards,  

[Your Name]

 

말투를 정중하게, 친근하게, 혹은 간단히 정리하는 등 스타일도 지정 가능해요.

 

📨 회신 추천 & 요약 기능

받은 이메일을 열면 오른쪽 사이드바에 Copilot이 자동으로 요약을 보여줍니다.

• 핵심 내용 요약
• 질문 또는 회신 필요 항목 강조
• “이메일 회신 작성” 버튼 클릭 시 자동 초안 제안

예시

[요약 결과]  

- 프로젝트 일정 문의  

- 4월 3일까지 견적서 요청  

- 지난 회의록 확인 요청

 

[추천 회신]  

Thank you for your message. I’ll share the requested quotation by April 3rd...

 

수신 메일이 길거나, 여러 메일이 이어졌을 경우 특히 유용합니다.

 

🗃️ 받은편지함 정리 자동화

Outlook Copilot은 메일을 읽고, 우선순위가 높은 메일과 그렇지 않은 메일을 자동으로 구분합니다.

• 작업 항목이 포함된 메일 강조
• 스팸/광고성 메일 자동 제안
• 오래된 뉴스레터 자동 보관 추천

예시

"이 메일은 지난달 뉴스레터입니다. 아카이브하시겠어요?"  

→ “네” 클릭 시 자동 정리

🧠 실무에서 유용한 시나리오 예제

시나리오 1: 고객 응대 메일 자동화

“클라이언트가 제품 문의를 보냈어요. 반복되는 내용인데, 답변을 매번 새로 쓰기 귀찮죠?”

→ Copilot 프롬프트 예시

Respond to a customer asking about refund policy. Keep it polite and informative.

 

→ 결과

• 정중한 답변 초안 생성
• 정책 문구 자동 삽입
• 참고 링크 포함

 

시나리오 2: 긴 이메일 요약 후 간단 회신

요약해줘:  

- 협업 일정 정리  

- 제안서 초안 공유 예정  

- 회의 시간 재조정 요청

 

회신 초안:  

Thanks for the updates. I’ll check the proposal and confirm a new time for our meeting.

시나리오 3: 미팅 일정 연동

메일에 “다음 주 화요일 오전 10시에 회의하자”는 문장이 있다면?

→ Copilot이 일정 추천 팝업 자동 생성
→ “캘린더에 추가” 버튼으로 바로 등록 가능

 

📌 Outlook Copilot 활용 팁

상황	활용 방식
답장 막막할 때	“Reply to this email in a friendly tone.”
요약 필요할 때	“Summarize this email in 3 bullet points.”
빠른 정리 원할 때	“Archive all newsletters from March.”
일정 만들기	“Add meeting from this email to calendar.”

Copilot은 정확하고 간결한 지시어를 선호합니다.
내용 + 말투 + 목적을 함께 써주면 훨씬 정교한 결과가 나와요.

 

🚧 주의사항

• 개인용 Outlook 계정에서는 일부 기능 제한됨 (Pro 요금제 필요)
• 복잡한 회신 메일은 Copilot 제안이 단순할 수 있음
• 메일 내용에 따라 중요한 맥락이 생략될 수 있어 최종 검토는 반드시 필요

 

마무리: 당신의 이메일 비서는 Copilot입니다

하루에 수십 통의 메일을 쓰고, 정리하고, 회신하면서
많은 사람들이 “시간이 부족하다”고 느낍니다.

Outlook Copilot은 이 모든 과정을 단축시켜주는 실질적인 AI 도우미입니다.
단순 반복 작업은 맡기고, 중요한 소통에는 집중하세요.

이메일 스트레스가 줄어드는 순간,
업무가 훨씬 가볍고 똑똑해질 겁니다.